Etude de cas : INRA

Etude de cas : INRA

Jean-Pierre Bon, responsable de la mission patrimoine au sein de l’INRA :

« Nos attentes étaient prioritairement tournées vers une gestion plus fine
des moyens collectifs »
 

L’ensemble du patrimoine de l’INRA se répartit sur une centaine d'implantations géographiques regroupées en 21 entités : les centres de recherche. La multiplicité et la diversité des données, les outils informatiques disparates ont conduit l’Institut à rechercher une solution informatique adaptée.

Retour sur le choix du logiciel et la méthodologie avec Jean-Pierre Bon.

 

Avant de faire appel à un éditeur de logiciels de gestion du patrimoine, quelle était votre problématique ?

La problématique majeure était la méconnaissance globale du patrimoine de l’INRA. Nous n’avions aucune vision nationale de l’ensemble de ce patrimoine. Chacun des 21 centres de recherche gérait son patrimoine bâti, en maîtrisant uniquement les données afférentes. L’INRA était fréquemment interrogé sur son parc foncier. Nous devions donc mettre en place un système susceptible de nous aider à apporter des réponses réellement fiables.

 

Quelles étaient vos attentes en la matière ?

Nos attentes étaient prioritairement tournées vers une gestion plus fine des moyens collectifs (principalement financiers), des crédits d'entretien et de fonctionnement. Il s'agissait également pour l’INRA de connaître plus précisément les moyens, en termes de locaux, mis à disposition des équipes de recherches.

 « Nous n’avions aucune vision globale de l'ensemble de ce patrimoine »

 

Quelle piste avez-vous retenue pour répondre à cette problématique ? Et quels services avez-vous associé à la réflexion ?

Nous nous sommes immédiatement intéressés aux logiciels de gestion du patrimoine, abandonnant d’emblée l’idée de créer un produit maison. Trois directions ont participé à la réflexion : les services généraux, les affaires juridiques et l’informatique. Pour la direction des services d’appui à la recherche (ex Services généraux), qui gère aujourd’hui l’ensemble des bâtiments de l’Institut, il s’agissait de disposer d’un état exhaustif du parc immobilier, précisant en particulier le statut juridique de ses biens. Pour le service des affaires juridiques, l’objectif était de rassembler sur une même base de données informatique, l’importante masse de documents en sa possession (actes de ventes et d’achats, baux…). Enfin, la direction informatique a largement contribué à la rédaction du cahier des charges et au choix du « produit » et participe dorénavant à son hébergement sur un serveur national et sa maintenance.

  

Sur quels critères avez-vous sélectionné votre prestataire ?

Un groupe de pilotage a été mis en place pour identifier les besoins de chacun et formaliser un cahier des charges permettant de lancer une consultation auprès des principaux éditeurs de logiciels de gestion du patrimoine. La sélection du titulaire s'est faite sur la base des documents remis par les candidats lors de l'appel d'offres. Mais aussi sur présentation des produits en grandeur réelle, y compris chez les clients des candidats.

 

Pouvez-vous nous préciser de quelle façon l'outil a-t-il été mis en œuvre ?

Peg@s, le logiciel proposé par la Sneda et retenu par l’INRA, est composé de plusieurs modules que l'on peut "empiler" à sa guise. Dans un premier temps, et face à l'ampleur de la tâche, l’INRA a choisi de ne développer que le module portant sur le bâti (2600 bâtiments et 33000 locaux). Cela s'est d'abord traduit par une importante campagne de relevé in-situ afin d'avoir la certitude que les informations entrées dans le logiciel étaient exactes. Une fois cette étape achevée, ce fut le tour du foncier et des plans des bâtiments. Pendant la mise en place de ces différents modules, des améliorations et des développements informatiques ont été proposés par le fournisseur, à partir des sollicitations du groupe d’utilisateurs constitué à cet effet.

« Le bilan est largement positif »

 

Depuis la mise en place de ce logiciel en 1999, avez-vous atteint vos objectifs ? Et sous quel délai ?

Les objectifs ont été partiellement atteints. En effet, si la première étape, la plus importante d'ailleurs, a pu être menée plutôt rapidement, les suivantes ont demandé plus de temps, sans doute par "démobilisation" des acteurs dans la mesure où l'objectif prioritaire (recenser le bâti) était atteint. Il va sans dire que les modules en cours (plan des sites et données sur les réseaux enterrés) souffrent du même problème de longueur.

 

Quel bilan dressez-vous de cette opération ?

Le bilan est largement positif dans la mesure où les objectifs principaux ont été atteints et en particulier la connaissance précise du patrimoine. J’ajoute que ce logiciel a su s'imposer comme un élément incontournable de la gestion de l'Institut, y compris même au-delà des seuls aspects administratifs, puisque les responsables scientifiques de l’Institut ont eux aussi placé les bâtiments utilisés par les unités de recherche au sein de leurs préoccupations. Mais s’il est vrai que l’on ne peut plus concevoir qu’un institut de la taille de l’INRA puisse se passer d'un solide outil de gestion de son important parc immobilier, cela doit impérativement s’accompagner des moyens nécessaires et principalement humains, que ce soit dans la phase de développement ou dans celle du maintien opérationnel de la base de données.